Kennen Sie das auch? Ein Datenwust über die verschiedensten Abteilungen hinweg, Verkettungen der Fachbereiche und eine Dateninfrastruktur, die diesen Anforderungen in keinster Weise gewachsen ist. Dennoch kommen jeden Tag hochrelevante neue Daten hinzu, die berücksichtigt werden müssen. Viele Unternehmen kämpfen mit der Herausforderung die Zusammenarbeit, Kommunikation und den Datenaustausch produktiver zu gestalten.
Softwaresysteme wie Enterprise Ressource Planning (ERP) und Product Information Management (PIM) sorgen dafür, dass Unternehmen relevante Informationen über verschiedene Aktivitäten sowie deren Status aus diversen Abteilungen sammeln und verteilen können.
PIM vs. ERP – Welches System ist das richtige für mich?
Was ist der Unterschied zwischen PIM und ERP? Welcher Nutzen und welche Vorteile ergeben sich jeweils und wann wird überhaupt ein solches System benötigt?
Diese Wissenslücke steht oftmals hohem Wachstum und Produktivität stark im Weg. Mit diesem Artikel wollen wir dem Abhilfe schaffen und alle Unklarheiten aufdecken.
PIM steht für
- ein System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre produktbezogenen Daten für Marketing- und Vertriebszwecke so zu verwalten, dass angemessene, konsistente und vollständige Produktinformationen strukturiert konsolidiert werden.
- die Sammlung von Produktspezifikationen, Informationen zum Produktlebenszyklus, technische Spezifikationen, digitale Assets, Rich Media, Produkt-Metadaten und Informationen, aus jeder internen oder externen Quelle oder Abteilung im Zusammenhang mit dem Unternehmen.
- die Weitergabe aller gesammelten Informationen und Daten an jeden Kundenkontaktpunkt.
Die PIM-Plattform ermöglicht es Unternehmen, durch einen nahtlosen Fluss von zuverlässigen Produktinformationen von der Herstellung über die Lieferkette bis hin zum Markt und schließlich zum Kunden immer konsistenter, konformer und effizienter zu werden.
ERP ist eine Software, die von Unternehmen verwendet wird, um alltägliche Geschäftsprozesse zu verwalten, wie z. B. Personalwesen, Buchhaltung, Compliance, Vertrieb, Projektmanagement, Lieferkettenbetrieb, Risikomanagement oder Kundenbeziehungsmanagement.
Ein ERP-System verwendet einen gemeinsamen Satz von Datendefinitionen, die auf einer einzigen Datenbank arbeiten und auf einer integrierten Softwareplattform funktionieren.
Im Großen und Ganzen ermöglicht ein ERP-System durch die Verknüpfung verschiedener Geschäftsprozesse einen nahtlosen Datenfluss. Es führt Transaktionsdaten aus verschiedenen Quellen in einem Unternehmen zusammen, um höchste Datenintegrität und eine einzige Quelle der Wahrheit zu bieten, wodurch Datenduplizierung vermieden wird.
ERPs werden von Unternehmen jeder Größe und Branche für die Abwicklung verschiedener Prozesse eingesetzt.
Die wichtigsten Merkmale der PIM und ERP-Plattformen:
PIM
- Datenmanagement:
Die PIM-Lösung verspricht überlegene Produktinformationen durch die Konsolidierung von Daten durch eine einzige Quelle, um eine hohe Datenqualität, Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit zu gewährleisten. Diese verlässlichen Produktinformationen bilden die Grundlage für alle unternehmerischen Handelsbestrebungen.
- Datenintegration:
Unabhängig davon, ob es sich um interne Produktinformationsquellen (z. B. Anwendungen, Systeme oder Festplatten) oder externe Quellen (z. B. Lieferanten, mobile Apps, Online-Storefronts) handelt, bleibt die Integration intakt.
- Anpassungsfähigkeit:
Ein modernes Produktinformationsmanagement (PIM-System) stellt sicher, dass es an Ihre bestehenden Prozesse anpassbar ist und sich auch flexibel an die zukünftigen Anforderungen anpassen kann, egal ob es sich um die Adaption an neue Kataloge oder die schnelle Expansion in einen neuen Markt handelt.
- Automatisierung:
Eine PIM-Plattform bietet Unternehmen die Funktion, um arbeitsintensive und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu rationalisieren. Sie hilft bei der Durchführung von Massenaktivitäten, der Verfolgung von Aufgaben und der Validierung der Arbeit. Die Automatisierung hilft Ihren Ressourcen, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren und kreative Lösungen zu finden.
ERP
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit:
ERP stellt sicher, dass die Geschäftseinheiten und Prozesse im gesamten Unternehmen für eine reibungslose Ausführung miteinander verbunden sind. Wenn beispielsweise ein neues Produkt bestellt wird, wird automatisch eine Kreditprüfung initiiert, die Verfügbarkeit des Produkts abgefragt und anschließend der Verteilungsplan aktualisiert. Schließlich wird nach dem Versand eine Rechnung versendet.
- Bereitschaft in Echtzeit:
Gut integrierten Abteilungen wird die Zusammenarbeit in Echtzeit erleichtert, sodass viel Zeit bei der Initiierung von Kundenbestellungen eingespart werden kann. Sobald eine Bestellung aufgegeben wird, geht es innerhalb der Abteilungen schnell voran, wofür die Echtzeitbereitschaft entscheidend ist.
- Eine einzige Datenbank:
Eine einzige Datenbank gewährleistet gemeinsame Datendefinitionen für das gesamte Unternehmen, auf die sich jede Abteilung im Unternehmen stützt. Bestimmte ERP-Systeme trennen die Datenbank jedoch ab, um ihre Leistung zu verbessern.
- Nachverfolgung und Sichtbarkeit:
Eine ERP-Software bietet unternehmensweite Sichtbarkeit. So verfügen ERP-Systeme über verschiedene Tools zur Verfolgung diverser Datensätze, um wichtige Aktivitäten im Auge zu behalten.
Was sind die Vorteile eines PIM-Sytems?
- Kurze Time-to-Market:
Durch die Eliminierung manueller und sich wiederholender Aufgaben im gesamten Unternehmens-Ökosystem hilft PIM dabei, Produkte schnell auf den Markt zu bringen und sofortige Erträge zu erzielen.
- Omnichannel-Handel:
Durch die Verteilung konsistenter Produktdaten auf diversen Kanälen können Unternehmen die Kaufkontinuität an allen Kundenkontaktpunkten sicherstellen.
- Reduzierte Kosten:
Durch die verstärkte Automatisierung, die Überbrückung von Silos und die System-Integration wird der Verbrauch von Unternehmensressourcen gesenkt und die Kosten zur Durchführung komplexer IT-Aufgaben enorm gesenkt.
- Verbesserte Konversion:
Verbesserte Kundenerfahrung (CX), personalisiertes Verkaufen, ständige Produktverfügbarkeit fördert die Kundenbindung, was in der Regel zu einem erhöhten durchschnittlichen Bestellwert sowie einer hohen Customer Lifetime Value führt.
- Schnelleres Erreichen neuer Märkte:
Durch die Bereitstellung hochwertiger Daten in mehreren Sprachen ermöglicht PIM den Unternehmen die schnelle Einführung von Produkten an verschiedenen geografischen Standorten.
Die Hauptunterschiede: PIM und ERP
PIM fungiert als zentrale Drehscheibe für alle Produktdaten, die aus verschiedenen Quellen wie CRM, ERP, WMS, Datenlieferanten, internen Systemen und externen Agenturen stammen. Seine Aufgabe ist es, Daten zu sammeln, zu konsolidieren, anzureichern und zu verbreiten. Dabei ist PIM mit verschiedenen Ausgabekanälen (mobile Apps, Websites, native Apps, Marktplätze, Smart Devices usw.) verbunden.
Das Herzstück eines ERP-Systems ist eine gemeinsame Datenbank, die mehrere Funktionen unterstützt und verbindet, so dass Mitarbeiter verschiedener Geschäftsbereiche auf dieselben Daten zugreifen können. Diese gemeinsam genutzten Daten werden abteilungsübergreifend in den Bereichen Personalwesen, Stücklisten, Bestellungen, Projektmanagement, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, Angebotserstellung, Anlagenverwaltung, Mitarbeiterschulung usw. für ihre jeweiligen Zwecke verwendet.
PIM verwaltet Daten wie Produktspezifikationen, technische Spezifikationen, Informationen zum Produktlebenszyklus, Produkt-Metadaten-Informationen, digitale Assets (einschließlich Bilder, Videos, Animationen usw.), die aus fast allen möglichen internen oder externen Quellen gesammelt werden.
Informationen in ERP beziehen sich auf ein einziges, gemeinsam definiertes Schema (oder eine Datenstruktur), das in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert ist und eine Standarddefinition hat. Die Daten können sich auf die Produktherstellung, den Bestand, das Lager und das Vertriebsnetz, das Personalwesen (Mitarbeiter und Einstellungsprozesse), das Rechnungswesen des Unternehmens, die Kundendatenbank und die Analyse der Unternehmensleistung beziehen.
Der Anwendungsbereich von PIM umfasst die Zentralisierung und Synchronisierung von Produktinformationen, um als einheitlich und fehlerfreie Informationsquelle für die Abteilungen wie Marketing & Vertrieb, Kundenbetreuung, Beschaffung, eCommerce-Managern, Forschung & Entwicklung und darüber hinaus auch für Lieferanten zu dienen. Zudem hilft es den CIOs, die Effizienz zu verbessern und CX zu steigern, um dadurch den Gesamtumsatz zu erhöhen.
ERP hingegen beinhaltet die Suche nach organisationsweiten Einschränkungen, um die Konnektivität zwischen den Abteilungen zu verbessern, die Produktivität zu erhöhen, die Zeit zu verkürzen, manuelle Prozesse zu eliminieren, die betriebliche Effektivität im Auge zu behalten und Analysen sowie Berichte zu erstellen.
Die Notwendigkeit eines PIM-Systems entsteht, wenn Unternehmen Folgendes verbessern wollen: Datenqualität, Omnichannel-Präsenz, Time-to-Market, Effizienz, Produkterfahrung und ROI. PIM hilft Ihnen, indem es Produkte auf globalen Märkten schnell auf den Markt bringt, eine bessere Daten-Governance auf Unternehmensebene bietet und Sie zu hohem Umsatzwachstum führt.
Die Notwenidgkeit eines ERPs ist dann gegeben, wenn Unternehmen zu viel Zeit und Ressourcen benötigen, um die Geschäftseinheiten dazu zu bringen, miteinander zu kommunizieren oder Sie den Überblick über fehlerhafte Prozesse in Ihrem Unternehmen verlieren. Diese lassen sich durch ein ERP verbessern und automatisieren. Zudem macht ein ERP Sinn um transparenten Zugang zu kritischen Geschäftskennzahlen zu erhalten und effektiv Ihre Legacy-Anwendungen zu verwalten
Können PIM und ERP zusammenarbeiten?
Auf jeden Fall! ERP- und PIM-Systeme können in perfekter Harmonie zusammenarbeiten.
ERP-Systeme umfassen zahlreiche Informationen über verschiedene Ressourcen innerhalb eines Unternehmens, wie z. B. Logistik, Produkte, Kunden, Verfügbarkeit von Beständen, Standort von Lagern und Preise. Sie sind so aufgebaut, dass sie die Bestände von Produkten und deren Bewegung innerhalb des Unternehmens bis zum Verkauf verfolgen.
So hat ein ERP eine ganz andere Sichtweise auf die Produkte, nämlich die des Marketings und des Vertriebs, die sich auf eine einfache Art und Weise darstellt. Das Marketing hingegen sucht ständig nach anschaulichen Produktbeschreibungen und Bildern, um Produkte ansprechend zu gestalten.
Genau diese Lücke füllt PIM aus. Ein PIM-System nimmt Produktdaten aus einem ERP-System (und verschiedenen anderen Systemen) auf und reichert sie passend für Marketing und Vertrieb an.
ERP vereinfacht! Dabei hilft die zusätzliche Integration von PIM
- Einführen einer neuen Produktlinie:
Die Daten einer neuen Produktlinie werden in der Regel in das ERP-System importiert. Es kann jedoch vorkommen, dass das neue Produkt eine "neue" Produktmarkierung hat, eine Art von Information, die bisher für das bestehende ERP-System nicht relevant war, die aber ein großes Verkaufsargument sein kann. Das Anlegen eines neuen Eingabefeldes ist jedoch ohne das Eingreifen des ERP-Beraters nicht möglich, was zu erheblichen Verzögerungen führen kann.
- Aktualisieren von Produktinformationen:
Um das obige Beispiel fortzusetzen, kann es vorkommen, dass Produktinformationen aktualisiert oder geändert werden müssen, zum Beispiel aufgrund neuer gesetzlicher Bestimmungen, Zertifizierungen oder behördlicher Vorschriften. Bei einem ERP-System kann die Aktualisierung jedes Produkts einer ganzen Produktlinie zeitaufwändig, ressourcenintensiv und sogar fehleranfällig sein. Verfügt das Unternehmen über ein PIM, geht es lediglich darum, die Informationen im Produktfeld einmal zu aktualisieren, und diese Informationen werden automatisch an alle nachfolgenden Ebenen und Unterebenen weitergegeben. Auf diese Weise wird das Unternehmen in kürzester Zeit konform, die Informationen werden automatisch aktualisiert und die Fehlerquote wird eliminiert.
- Vorbereiten neu erworbener Produkte für den Vertrieb:
Ihre neu erworbenen Produkte müssen für den Markt vorbereitet werden, auch wenn ihr Umsatzpotenzial noch nicht vollständig bekannt ist. Nun ist es vielleicht nicht das Richtige, Platz im bestehenden ERP zu schaffen, indem Sie Ihre gut verkauften Kernprodukte beiseite schieben. Wenn das Unternehmen jedoch über eine PIM-Lösung verfügt, können die neuen Produkte sofort eingegeben werden. Die Produkte können das ERP umgehen (ohne dessen Daten zu stören) und erreichen die Vermarkter, die das Wasser testen können, indem sie die Produktdaten ansprechend für den Verkauf nutzen.
- Wenn umfangreiche Produktdaten für das Marketing benötigt werden:
Da die in einem ERP-System gespeicherten Daten transaktional sind, können sie an Ausgabekanäle wie Websites, mobile Apps usw. weitergeleitet werden. Für das Marketing sind jedoch oft Rich-Media-Inhalte über die Produkte erforderlich, einschließlich Bilder, Videos, Animationen und andere Multimediadateien, um das Produkt so nützlich oder attraktiv wie möglich darzustellen. Da ERPs nicht dafür ausgelegt sind, solche Informationen zu tragen, werden sie manuell aus jedem System oder von der Festplatte ausgelesen. Wenn stattdessen eine PIM-Plattform verwendet wird, ist jede Information über die Produkte bereits darin konsolidiert. Daher können Marketer diese Informationen sofort auf mehreren Kanälen und in verschiedenen Sprachen "veröffentlichen", um ihre Ziele zu erreichen.
- Produktdaten im ERP finden:
Es gibt vielleicht eine kleine Komponente, ein Zubehörteil (sagen wir in einer bestimmten Farbe und Abmessung), das in einem Produkt verwendet wird, das kein positives Feedback erhält. Die Suche nach einer solchen Komponente kann sich in einem ERP-System als äußerst schwierig erweisen, da sie dort möglicherweise nicht als Funktion vorhanden ist. Das liegt daran, dass sie möglicherweise aus einer Excel-Datei von einer der Festplatten entnommen worden ist. In diesem Fall kann sich die Suche nach einer solchen Komponente schwierig gestalten. Wenn ein PIM-System vorhanden ist, wird die Suche in dem konsolidierten Repository der Produktdaten diese Komponente sofort auftauchen lassen.Danach kann es zum Austausch oder zur Reparatur an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Schließlich kann die Information schnell auf allen Ausgabekanälen weitergegeben werden.
Diese Vorteile bringt die Symbiose von PIM und ERP mit sich
Da sowohl PIM als auch ERP ihr einzigartiges Potenzial haben, stärkt jede mit ihrer Anwesenheit nur die andere. Eine PIM-ERP-Integration kümmert sich sowohl um die wichtigsten kritischen Back-End-Funktionen als auch um den Verkauf im Zusammenhang mit dem Front-End eCommerce.
Einige der offensichtlichen Vorteile der Integration sind:
- Überlegenes Bestandsmanagement:
ERPs geben Unternehmen einen Überblick über den gesamten Bestand und hilft bei der Verwaltung von Produkten nach Lagerbeständen und Bestellungen. Im Gegensatz dazu stellt PIM Produkt-Taxonomien zusammen, kategorisiert sie nach Attributen und schafft Beziehungen zwischen ihnen für optimales Marketing und die Verbreitung von Inhalten. Grob gesagt: Während ERP die Bestandsinformationen aktualisiert, sorgt die PIM-Plattform dafür, dass angereicherte, genaue Produktdaten auf mehreren Kanälen angezeigt werden.
- Schnelles Senden von Daten an Partner:
Partner wie Distributoren oder Einzelhändler benötigen nicht nur klar formulierte kritische Daten über Produkte, sondern auch Marketingdaten, da sie ebenfalls am Verkaufsprozess beteiligt sind. In der Regel verlangen alle Partner von den Unternehmen, dass sie Artikel-Konfigurationsblätter für sie ausfüllen. Da ein Artikel-Konfigurationsblatt ein kanalbezogenes Spezifikationsblatt für Produktdaten ist, benötigt es Daten aus ERP und PIM wie GTINs (Global Trade Item Number), UPC (Universal Product Code), Spezifikationen, Attribute und andere Produktinhalte, die von den Partnern für den erfolgreichen Verkauf benötigt werden.
- Effektives Marketing/präzise Preisgestaltung:
ERP verwaltet Produktpreise aller Art, einschließlich Großhandelspreis, Mindestpreis (MAP), rollenbasierter Preis und kategoriebezogener Preis. Der Verkauf über verschiedene Kanäle kann unterschiedliche Preisauszeichnungen auf Produkten für verschiedene Empfänger erfordern. Darüber hinaus können sie sich von Tag zu Tag ändern (abhängig von Angeboten, Aktionen und Schemata). ERPs können allen Abteilungen effizient wichtige Preisinformationen zur Verfügung stellen, aber sie schenken dem Marketing/Vertrieb möglicherweise keine besondere Aufmerksamkeit. Wenn jedoch Produktinformationen aus einem ERP in das PIM eingespeist werden, wird eine verkaufsspezifische Datenbank erstellt.
- Schnelleres Einrichten und Anreichern von Varianten:
Wenn die Einrichtung in einem ERP erfolgt und zusätzliche Attribute wie Bilder, Animationen, Marketinginhalte über eine PIM-Software variantenspezifisch hinzugefügt und dann in digitale Kataloge und Seiten eingepflegt werden, bietet dies dem Kunden ein erfreuliches Erlebnis. Daher ebnet die PIM-ERP-Integration den Weg für den Erfolg im Handel.
- Verbessertes Gesamt-Merchandising:
Da ERPs alle Verkaufs-, Buchhaltungs- und Bestellinformationen überwachen, hat es eine Vogelperspektive auf die Daten. Es kann Produkte analysieren, Verkäufe vorhersagen, erkennen, welches Produkt liquidiert werden muss, und Verkaufsstrategien ändern, da PIM keine Einblicke in die Verkaufszahlen erhält (sobald Produkte verkauft sind). ERPs können jedoch Verkäufe auf der Grundlage zuverlässiger Erkenntnisse und Metriken prognostizieren und diese an das Marketing weitergeben, das dann eine Marketingstrategie formulieren kann. Daher kann die Kombination aus ERP- und PIM-System genutzt werden, um einen soliden, fundierten Merchandising-Plan zu erstellen.
FAZIT
Was dieser Artikel deutlich zeigt ist, dass ein PIM-System die tägliche Arbeit des Marketings und Vertriebs erheblich erleichtert, indem dort vor allem produktbezogene Marketing-Daten bearbeitet und verwertet werden.
Das ERP hingegen bezieht sich auf die alltäglichen Geschäftsprozesse und nimmt ebenfalls eine sehr bedeutende Position in der Optimierung dieser ein.
Dennoch schließen sich die Systeme nicht aus. Ganz im Gegenteil: Sie bauen aufeinander auf und bereichern das Unternehmen um eine gute Grundlage zur effizienten Aussteuerung der Prozesse.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Entscheidungsfindung und Einführung eines PIM (Product Information Management) Systems:
- Anforderungsworkshop zum Thema Produktdaten - im Workshop erarbeiten wir gemeinsam das Klassenmodell zur Pflege der Produktinformationen und richten die Objektklassen gemeinsam mit Ihnen ein.
- Einrichtung und Installation des PIM inkl. benötigter Softwarekomponenten in einer spezialisierten Hostingumgebung
- Bereitstellung einer Universalschnittstelle, mit dem der Import (MXL-, CSV-, JSON, Excel uvm.) Ihrer vorhandenen Produktdaten in das PIM System erfolgen kann. Die API ermöglicht außerdem das Exportieren von Feeds sowie das Erstellen von Rest APIs in beliebige Anwendungen
- Anbindung des PIM Systems an Ihre benötigten Ausgabesysteme (Website, eCommerce Shop, App, Adobe InDesign uvm.) sowie Erstellung der benötigten Templates
- Redaktionsschulung zum Umgang mit PIMCORE
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